Fotos vom Firmenanlass in einem privaten Album sammeln

Warum es heikler ist als eine Hochzeit

Wie anderswo bleiben die Fotos auf den Handys oder kursieren in privaten Chats. Der berufliche Rahmen bringt eigene Fragen mit:

• nicht alle Teilnehmenden möchten auf geteilten Fotos erscheinen;
• ein Foto von Mitternacht gehört nicht in die Unternehmenskommunikation;
• HR, Kommunikation oder IT fragen, wohin die Fotos gehen und für wie lange.

Ein geteilter Ordner oder eine Chatgruppe löst keinen dieser Punkte. Es braucht ein einziges, privates Album mit Regeln, die alle kennen.

Vor dem Anlass: drei Entscheidungen

Wer die Fotos sieht, und wann. Im Modus Live sieht jeder die Fotos der anderen, sobald sie ankommen, und die Fotowand im Saal füllt sich im Laufe des Abends. Bei einer späteren Enthüllung sieht jede Person nur ihre eigenen Fotos bis zur festgelegten Zeit, etwa am nächsten Morgen.

Wer prüft. Mit der Prüfung vor der Freigabe wartet jedes Foto auf die Zustimmung eines Moderators, bevor andere es sehen. Sie können mehrere ernennen, aus Kommunikation, HR oder Geschäftsleitung; sie zählen nicht als Gäste.

Wie lange das Album bleibt. Es wird am vorgesehenen Datum gelöscht, nach einer Erinnerung per E-Mail sieben Tage vorher, damit Sie herunterladen können, was Sie behalten möchten.

Diese Einstellungen lassen sich nach dem Erstellen des Albums noch ändern.

Datenschutz ohne Fachjargon

Wir beanspruchen keine Zertifizierung, und ein Werkzeug allein macht eine Veranstaltung nicht „konform“. Diese Fakten können Sie Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder Ihrem Datenschutzverantwortlichen weitergeben:

• Fotos, Datenbank und Sicherungen werden in der Schweiz gespeichert, bei Infomaniak;
• keine Gesichtserkennung und keine künstliche Intelligenz für Fotos oder Sprachnachrichten;
• kein Konto und keine E-Mail-Adresse von den Teilnehmenden, der Vorname ist optional, und das Album wird nie von Suchmaschinen erfasst;
• jede Person akzeptiert die Albumregeln vor ihrem ersten Foto, darunter die Verpflichtung, Fotos anderer nicht ohne deren Zustimmung anderswo zu veröffentlichen.

Die Regeln stehen öffentlich auf der Seite Albumregeln: Sie können sie vor dem Anlass weitergeben. Für die externe Kommunikation holen Sie immer die Zustimmung der abgebildeten Personen ein.

Das Recht am eigenen Bild

Wer nicht auf einem Foto erscheinen möchte, meldet es im Album: Es wird sofort ausgeblendet, und der Organisator, per E-Mail benachrichtigt, entscheidet. Auch eine Person ohne QR-Code, zum Beispiel ein Dienstleister, kann eine Entfernung verlangen. Jeder kann seine eigenen Fotos jederzeit löschen.

Sagen Sie das zu Beginn des Anlasses: Man macht eher mit, wenn man weiß, dass man es rückgängig machen kann.

Während des Anlasses: zum Mitmachen bewegen

Machen Sie den QR-Code sichtbar: ein Plakat am Eingang, ein Tischaufsteller auf jedem Tisch oder ein Code pro Bereich. Jeder Code kann einen eigenen Namen, ein Ablaufdatum und eine Höchstzahl an Personen haben.

Bei einem Seminar oder Teamevent bringen Foto-Aufgaben („das ganze Team auf einem Foto“) und die bei der Ankunft ausgeloste Geheimmission die Leute zu Kollegen, die sie kaum kennen. Bei einer Feier oder einem Launch zeigt die Fotowand, wie sich das Album füllt, oder einen Countdown bis zur Enthüllung.

Während des Anlasses zeigt die Übersicht angemeldete Gäste, eingegangene Fotos und zu prüfende Fotos.

Danach: das Album übergeben

Zur gewählten Zeit öffnet sich das Album für alle Teilnehmenden. Die Moderatoren können das ganze Album auf einmal in voller Qualität herunterladen; die Teilnehmenden ebenfalls, wenn Sie es erlauben. Wählen Sie dann, mit Zustimmung der abgebildeten Personen, die Fotos für die interne Kommunikation aus.

Mit den kostenpflichtigen Angeboten lässt sich die Aufbewahrung verlängern. Sonst wird das Album am vorgesehenen Datum gelöscht.

Was es kostet

Ein Album ist kostenlos bis 10 Teilnehmende, genug, um es vorher mit ein paar Kollegen zu testen. Die Angebote pro Veranstaltung reichen von CHF 4.90 bis CHF 49.–. Für Unternehmen und Agenturen gibt es das Angebot Unternehmen auf Anfrage, ab CHF 290.–, bis 1000 Teilnehmende. Details auf der Seite Unternehmen.

Eventagenturen, Caterer, Hotels: Die Seite Partner erklärt, wie Sie das Album Ihren Kunden anbieten. Alle Funktionen stehen auf der Seite Funktionen.