Photos d'une soirée d'entreprise : les réunir dans un album privé

Pourquoi c'est plus délicat qu'un mariage

Comme ailleurs, les photos restent dans les téléphones ou circulent dans des messageries privées. Le cadre professionnel ajoute ses propres questions :

• tous les participants ne souhaitent pas apparaître sur des photos partagées ;
• une photo prise à minuit n'a pas sa place dans la communication de l'entreprise ;
• les RH, la communication ou l'informatique demandent où vont les photos, et pour combien de temps.

Un dossier partagé ou un groupe de messagerie ne règle aucun de ces points. Il faut un seul album, privé, avec des règles connues de tous.

Avant l'événement : trois décisions à prendre

Qui voit les photos, et quand. En direct, chacun voit les photos des autres dès qu'elles arrivent, et le mur de photos de la salle se remplit au fil de la soirée. Avec une découverte différée, chaque participant ne voit que ses propres photos jusqu'à l'heure fixée, par exemple le lendemain matin.

Qui vérifie. Avec la vérification avant publication, chaque photo attend l'accord d'un modérateur avant d'être vue par les autres. Vous pouvez en nommer plusieurs, à la communication, aux RH ou à la direction ; ils ne comptent pas comme invités.

Combien de temps on garde l'album. Il est effacé à la date prévue, après un rappel par e-mail sept jours avant pour télécharger ce que vous voulez garder.

Ces réglages restent modifiables après la création de l'album.

La protection des données, sans jargon

Nous ne revendiquons aucune certification, et un outil ne rend pas à lui seul un événement « conforme ». Voici les faits à transmettre à votre responsable de la protection des données :

• les photos, la base de données et les sauvegardes sont stockées en Suisse, chez Infomaniak ;
• aucune reconnaissance faciale, ni intelligence artificielle appliquée aux photos ou aux messages vocaux ;
• aucun compte ni adresse e-mail demandés aux participants, le prénom est facultatif, et l'album n'est jamais indexé par les moteurs de recherche ;
• chacun accepte les règles de l'album avant sa première photo, dont l'engagement de ne pas republier ailleurs les photos des autres sans leur accord.

Les règles sont publiques sur la page Règles de l'album : vous pouvez les transmettre avant l'événement. Pour utiliser une photo dans la communication externe, demandez toujours l'accord des personnes concernées.

Le droit à l'image de chacun

Un participant qui ne veut pas apparaître sur une photo la signale depuis l'album : elle est aussitôt cachée, et l'organisateur, prévenu par e-mail, décide. Une personne qui n'a pas le QR code, un prestataire par exemple, peut aussi demander un retrait. Chacun peut supprimer ses propres photos à tout moment.

Annoncez-le au début de l'événement : on participe plus volontiers quand on sait qu'on peut revenir en arrière.

Pendant l'événement : faire participer

Rendez le QR code visible : une affiche à l'entrée, un chevalet sur chaque table, ou un code par zone. Chaque code peut avoir son nom, une date limite et un nombre maximal de personnes.

Lors d'un séminaire ou d'un team event, les défis photo (« toute l'équipe sur une photo ») et la mission secrète tirée au sort à l'arrivée poussent à aller vers des collègues que l'on connaît peu. Lors d'une soirée ou d'un lancement, le mur de photos affiche l'album qui se remplit, ou un compte à rebours avant la découverte.

Pendant l'événement, le tableau de bord indique les inscrits, les photos reçues et celles à vérifier.

Après : remettre l'album

À l'heure choisie, l'album s'ouvre pour tous les participants. Les modérateurs peuvent télécharger tout l'album d'un coup, en pleine qualité ; les participants aussi, si vous l'autorisez. Choisissez alors, avec l'accord des personnes concernées, les photos destinées à la communication interne.

Les offres payantes permettent de prolonger la conservation. Sinon, l'album s'efface à la date prévue.

Ce que ça coûte

Un album est gratuit jusqu'à 10 participants, de quoi le tester avec quelques collègues avant l'événement. Les offres par événement vont de CHF 4.90 à CHF 49.–. Pour les entreprises et les agences, l'offre Entreprise est sur devis, dès CHF 290.–, jusqu'à 1000 participants. Le détail est sur la page Entreprises.

Agences événementielles, traiteurs, hôtels : la page Partenaires explique comment proposer l'album à vos clients. Toutes les fonctions sont sur la page Fonctionnalités.