Fotos de una fiesta de empresa: reunirlas en un álbum privado

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Como en cualquier evento, las fotos se quedan en los teléfonos o circulan por mensajerías privadas. El entorno profesional añade sus propias preguntas:

• no todos los participantes quieren salir en fotos compartidas;
• una foto hecha a medianoche no tiene sitio en la comunicación de la empresa;
• RR. HH., comunicación o informática preguntan adónde van las fotos, y por cuánto tiempo.

Una carpeta compartida o un grupo de mensajería no resuelve ninguno de estos puntos. Hace falta un solo álbum, privado, con normas que todos conozcan.

Antes del evento: tres decisiones

Quién ve las fotos, y cuándo. En directo, cada uno ve las fotos de los demás en cuanto llegan, y el muro de fotos del salón se va llenando durante la noche. Con un descubrimiento diferido, cada participante solo ve sus propias fotos hasta la hora fijada, por ejemplo a la mañana siguiente.

Quién revisa. Con la revisión antes de publicar, cada foto espera la aprobación de un moderador antes de que la vean los demás. Puedes nombrar a varios, en comunicación, RR. HH. o dirección; no cuentan como invitados.

Cuánto tiempo se guarda el álbum. Se borra en la fecha prevista, tras un recordatorio por correo siete días antes para descargar lo que quieras conservar.

Estos ajustes se pueden cambiar después de crear el álbum.

La protección de datos, sin jerga

No reivindicamos ninguna certificación, y una herramienta no hace por sí sola que un evento sea «conforme». Estos son los hechos que puedes pasar a tu responsable de protección de datos:

• las fotos, la base de datos y las copias de seguridad se guardan en Suiza, en Infomaniak;
• sin reconocimiento facial ni inteligencia artificial aplicada a las fotos o a los mensajes de voz;
• no se pide cuenta ni correo a los participantes, el nombre es opcional y el álbum nunca lo indexan los buscadores;
• cada uno acepta las normas del álbum antes de su primera foto, incluido el compromiso de no publicar en otro sitio las fotos de los demás sin su permiso.

Las normas son públicas en la página Normas del álbum: puedes enviarlas antes del evento. Para usar una foto en la comunicación externa, pide siempre permiso a las personas que aparecen.

El derecho a la propia imagen

Un participante que no quiere salir en una foto la reporta desde el álbum: se oculta enseguida, y el organizador, avisado por correo, decide. Una persona sin el código QR, por ejemplo un proveedor, también puede pedir que se retire. Cada uno puede borrar sus propias fotos en cualquier momento.

Anúncialo al principio del evento: la gente participa más a gusto cuando sabe que puede echarse atrás.

Durante el evento: animar a participar

Haz visible el código QR: un cartel en la entrada, un tarjetón en cada mesa o un código por zona. Cada código puede tener su nombre, una fecha límite y un número máximo de personas.

En un seminario o un team building, los retos de fotos («todo el equipo en una foto») y la misión secreta sorteada al llegar animan a acercarse a compañeros que apenas se conocen. En una fiesta o un lanzamiento, el muro de fotos muestra el álbum que se va llenando, o una cuenta atrás antes del descubrimiento.

Durante el evento, el panel indica los inscritos, las fotos recibidas y las que hay que revisar.

Después: entregar el álbum

A la hora elegida, el álbum se abre para todos los participantes. Los moderadores pueden descargar todo el álbum de una vez, en calidad completa; los participantes también, si lo permites. Elige entonces, con el permiso de las personas que aparecen, las fotos para la comunicación interna.

Los planes de pago permiten prolongar la conservación. Si no, el álbum se borra en la fecha prevista.

Cuánto cuesta

Un álbum es gratis hasta 10 participantes, suficiente para probarlo con algunos compañeros antes del evento. Los planes por evento van de CHF 4.90 a CHF 49.–. Para empresas y agencias, el plan Empresa es a presupuesto, desde CHF 290.–, hasta 1000 participantes. El detalle está en la página Empresas.

Agencias de eventos, catering, hoteles: la página Partners explica cómo ofrecer el álbum a tus clientes. Todas las funciones están en la página Funciones.